Что такое дебиторская и кредиторская задолженность (РФ)

Некоторым специалистам не нравится мысль трудиться на кого-то, поэтому они выбирают более рисковый путь и открывают собственный бизнес. Прибыльность делу обеспечивает не только талант генерировать и реализовывать стратегии развития, но и основательные знания финансового учета. Даже у самой успешной организации по ходу деятельности могут возникать задолженности – дебиторская и кредиторская. Понятно, что кто-то кому-то задолжал, но как понять, кому и кто? В статье вы узнаете определения и виды задолженностей, а также способы их расчета.

Дебиторская задолженность

Наверняка вы слышали фразу про пресловутый дебет и кредит, которые никак не сойдутся. Важно осознавать, что дебет вовсе не означает дебиторскую задолженность – это лишь прием бухучета. Сходство в словах имеется, так как происхождение понятий общее: от латинского debet – «должен».

Дебиторская задолженность являет собой совокупность средств, которые физлица и юрлица извне должны организации (компании, ИП и т.д.). В такой ситуации эти люди – дебиторы, то есть должники. Обычно дебиторки есть у каждого юрлица, так как осуществлять бизнес без них не представляется возможным. Дебиторская задолженность, или ДЗ, есть актив учреждения, при этом относима она к оборотным активам, которые не учитывают период выплаты.

Уточняющий момент: актив есть совокупность имущества, которым владеет организация. Дебиторка – такое же имущество, которое преобразовалось в деньги спустя n-ое время.

Разновидности

В каких ситуациях формируется дебиторская задолженность? Возможно определить несколько вариантов ее образования.

1. Например, организация продала товары или оказала услугу неким лицам, а те еще не оплатили. Покупатели/заказчики получили товар (услугу), но денег еще не прислали.
2. В ситуации расчета с подотчетными лицами. К примеру, командировочным работникам или нанятым на сезонные работы людям выплатили зарплаты большей суммой, чем нужно. Такие сотрудники становятся дебиторами.
3. Предоплата за некие услуги или товары. Например, компания перевела деньги на счет продавца или поставщика, а тот пока не предоставил обещанное. Другой пример: организация оплатила на полгода вперед абонентскую плату на размещение своего сайта в сети и его техобслуживание.
4. Расчеты с госбюджетом, оплата налогов и сборов.
5. В случае долга учредителей по вкладам в составном капитале. В процессе открытия ООО учредители обязуются по закону внести не меньше 75% от размера уставного капитала до регистрации юрлица в государственном реестре, а остаток можно погашать на протяжение года. Как раз оставшаяся ¼ часть, если учредители не погасили сумму единовременно, станет расцениваться как их дебиторка.
6. Другие случаи образования ДЗ. Если в ООО выявили недостачу, то виновник должен ее погасить, а сумма, которую он обязан внести, станет для фирмы дебиторской задолженностью.

Давайте проанализируем первую ситуацию подробно. Представьте, что строительная компания «Шуруповерт» заключила с организацией «Дюбель» договор, по которому обещает доставить на стройобъект «Дюбеля» кирпичи в течение 1 месяца. Договор предполагает, что адресат уплатит конкретную сумму «Шуруповерту» в течение месяца после доставки. Первая компания выполнила условия и осуществила доставку материала, вторая организация подтверждает в накладной получение подписью и печатью, однако пока не расплачивается – на погашение долга у руководства еще месяц, торопиться некуда. Соответственно, у «Шуруповерта» образуется дебиторская задолженность со стороны «Дюбеля»: товар привезли, но он до сих пор не оплачен.

Если рассуждать о сроках, то по времени выплаты дебиторка бывает двух подвидов: краткосрочная – погашение ожидается не позже, чем через год, долгосрочная – от года и больше.

Временной период, когда выплачивается ДЗ, закрепляется в документах, и по тому, были ли выплаты или нет, выделяют такие виды долгов, как:

• обычная дебиторская задолженность – срок оплаты заранее предоставленных товаров и услуг пока не настал;
• просроченная дебиторская задолженность – срок выплат уже истек: заказчик получил продукцию или услугу, однако не оплатил их вовремя по договоренности.

Просроченная ДЗ тоже разделяется на несколько типов.

• Сомнительная – дебиторку будут считать такой, если отсутствуют гарантии, что долги вернут в период указанного срока. В данном случае вероятность оплаты все-таки есть, несмотря на не слишком удовлетворительное финансовое состояние дебитора.
• Безнадежная – это долги, оплата которых маловероятна или невозможна. К примеру, дебитор обанкротился.
• Невостребованная – почему-то долг не был стребован с должника (к примеру, по бухгалтерской ошибке).

Как рассчитывать ДЗ?

Расчет дебиторской задолженности необходим по следующим причинам:

• для ведения бухгалтерской отчетности;
• в целях проведения полного аудита организации;
• чтобы директор мог принять грамотные управленческие решения с учетом своих знаний материального положения компании.

Как рассчитывать ДЗ? Если в фирме грамотно поставлен бухгалтерский учет, то сложностей с этим не возникнет. Во всех компаниях дебиторка рознится, ввиду чего универсальной формулы нет. Но традиционно расчет выглядит так: дебиторская задолженность = сумма дебетовых сальдо по счетам 60, 62, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76 минус кредитовое сальдо по счету 63.

Как списывается?

Дебиторка, которую не погасили, не может висеть на компании бессрочно – долг все равно должен быть погашен. Как его востребовать? Согласно ст. 196 ГК РФ, срок исковой давности равняется трем годам. Естественно, по истечении этого времени задолженность аннулируется. Но как? Если в компании предусмотрительно создан запас на случай сомнительных долгов (как, например, в МФО задается изначально высокий процент, чтобы покрывать риски неуплат займов), то он просто уменьшается на размер неуплаченной суммы – организация погашает задолженность из своих запасов. Если такого резерва не имеется – теряется прибыль. В процессе списания долга руководитель фирмы выпускает приказ, а бухгалтер дает проводку.

Списанная ДЗ не исчезает бесследно, и по закону она должна найти отражение на забалансовом счете 007.

Что такое кредиторская задолженность?

Кредиторы были во все времена, и даже до того, как изобрели деньги. Понимание сути денежных займов, как правило, не вызывает сложностей.

Кредит – это не что иное, как долг перед теми, кто выдал средства, продукцию либо оказал услугу. Слово имеет латинское происхождение: creditum – «заем». Тот, у кого одалживают – кредитор, а тот, кто взял в долг – заемщик.

Кредиторка, или кредиторская задолженность – это совокупность денежных средств, которые компания задолжала другим физическим и юридическим лицам. То есть это совокупный долг перед сотрудниками, поставщиками, партнерами и клиентами.

Нельзя утверждать, что без кредиторской задолженности бизнес может существовать, ведь именно заемные средства, особенно на старте деятельности, помогают развиваться организации, держаться на плаву и выходить на стабильную прибыль.

КЗ – это долговое обязательство фирмы, т.е. пассив. Сюда включены и кредиты, полученные организацией.

Разновидности КЗ

Существует классификация кредиторской задолженности по тому, как она образовалась.

1. Долг за товар или услугу, который фирма должна погасить. К примеру, ваша компания приобрела 10 компьютеров, которые были доставлены вовремя, но вы пока не успели перевести на счет поставщика деньги.
2. Если заказчик внес предоплату за будущие услуги или продукцию, а компания еще не приступила к выполнению, то кредиторская задолженность образуется у организации, которая должна выполнить услугу или поставить товар.
3. Долги по налогам и оплате взносов во внебюджетные фонды, которые появляются на конец отчетного периода.
4. К КЗ относится также начисленная, но пока не уплаченная зарплата подчиненным.
5. Иногда возникает ситуация, когда сотрудника просят купить что-то для организации и выдают ему определенную сумму. Работник тратит немного больше, и сумма его перерасхода (то, что он добавил своими деньгами) становится кредиторской задолженностью для организации. Возможны и иные случаи с персоналом, которые не попадают в вышеописанные группы.
6. Начисленные, но пока не выплаченные заработки учредителей.
7. Долги перед другими кредиторами. К примеру, штрафы или пеня, которые надо будет погасить.

В примере выше был показан механизм возникновения дебиторской задолженности у фирмы «Шуруповерт», потому что компания «Дюбель» пока не заплатила за ее кирпичи. В этот же момент у «Дюбель» образуется кредиторская задолженность по отношению к «Шуруповерту». Можно утверждать, что кредиторка и дебиторка – две стороны одной медали, взаимные явления.

Важная деталь: чтобы у компании возникла кредиторская задолженность, ей даже не надо брать займ в банке. Имеющаяся КЗ – норма для здоровой организации, ведущей хозяйственную деятельность, которая может быть представлена начислением зарплаты, приобретением товаров, получением предоплаты от клиентов и прочими естественными процессами.

Как высчитать КЗ?

Любая организация должна четко понимать, какая у нее кредиторская задолженность. Эти знания помогают рационально распределять имеющиеся средства.

Кредиторская задолженность (краткосрочная, у которой период погашения меньше года) = сумма кредитовых сальдо по счету 60, 62, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76.

Как списывается задолженность?

Списание кредиторки можно осуществить, если в течение трех лет контрагент не выплатил долг кредитору. Как это сделать?

• Нужно создать акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами.
• Затем надо оформить бухгалтерскую справку.

КЗ с просроченной давностью компания должна внести во внереализационные доходы.

Стоит очень внимательно отнестись к установке кредитного срока (ГК РФ, ст. 196, 200). Согласно закону, срок исковой давности исчисляется с даты, которая указана в договоре, а не с числа, когда была произведена поставка товаров или оказание услуг по факту. К примеру, компания «Север» решила приобрести у «Юга» 100 кг мороженого. В бумагах прописали, что оплата должна произвестись до 19 июля 2020 года, а сама поставка осуществилась 6 июля 2020 года. Оплата вовремя не произвелась, следовательно, срок начинает отсчет с 19 июля и заканчивается спустя три года – 19.07.2023.

В каких документах отображены кредиторская и дебиторская задолженность?

ДЗ и КЗ фиксируются в бухгалтерской отчетности компании – балансе по форме 1. Баланс – это два компонента: актив (имущество) и пассив (капитал и обязательства, которые и сформировали имущественную долю).

Дебиторка в балансе отражается во втором разделе актива в строке 1230. Краткосрочная КЗ показана в 5 разделе в строке 1520. Заемные средства в виде кредитов находятся в 4 разделе (строка 1410 – долгосрочные) и 5 (строка 1510 – краткосрочные).

FAQ, которые могут возникнуть

1. Возможно ли страхование?

В последние годы стали чаще происходить случаи непогашения контрагентами ДЗ, и как никогда актуален вопрос: как можно застраховать деньги на случай, если вашей компании не вернут средства должники? Застраховаться можно, но это опциональная, с точки зрения закона, процедура. Есть большое количество компаний, которые оказывают услуги по защите фирм от риска не получить выплаты по ДЗ.

Чтобы уберечься от убытков из-за долгов со стороны физлиц или юрлиц, необходимо заполнить документы:

• подробный перечень контрагентов, с которыми сотрудничает юрлицо:
• анкета-заявление, которое отражает материальное положение юрлица.

На основании этой информации страхователь принимает решение об условиях страхования. Крупные организации, которые в 2008 году успели воспользоваться услугами страховых компаний, смогли восстановиться только за счет страхования ДЗ. Если у организации есть возможность уберечься от недобросовестных должников, стоит предпринять все возможное, чтобы не понести потом убытки.

2. Почему важно мониторить дебиторку и кредиторку?

В целях четкой и достоверной оценки экономического положения состояния компании стоит постоянно проводить анализ показателей финансовой деятельности. Аудит должен быть подробным и всесторонним. Мониторинг соотношения ДЗ и КЗ важен, чтобы отслеживать нормальное состояние – баланс. Сумма дебиторки не должна быть выше суммы кредиторки. Если вашей фирме должны больше, чем вы должны другим, то дела у вас в порядке. Разумеется, и обратная ситуация не может рассматриваться однобоко – превышение кредитных обязательств над дебиторской задолженностью совсем не значит, что компания убыточна. Однако такое случается нечасто, ведь если есть средства, почему бы не оплатить долги?

Идеальный вариант – когда в организации вводится правило: отсрочка в оплате КЗ приблизительно равна сроку ожидания выплат по ДЗ.

Ответственность за неуплату и уклонение

Вопрос неуплаты и ответственности за уклонения от погашения долга регулирует ст. 177 УК РФ. Уголовную ответственность могут понести те, кто уклоняется от выплаты кредиторки, сумма которой выше 1 500 000 руб.

Что будет при непогашении?

• Штраф до 200 000 руб.
• Исправительные работы сроком до 480 ч.
• Принудительные работы до двух лет.
• Арест на полгода.
• Лишение свободы на 2 года.

Суть ДЗ и КЗ проста: в первом случае задолжали вам, во втором – вы сами. Задолженность может быть взаимной и обоюдной, просто участники будут выступать в разных ролях: как дебитор и кредитор.